1960’lı yıllarda ortaya çıkan Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP) kavramı gelişen teknoloji, taleplerin ve kompleks oluşumların artmasıyla birlikte yetersiz kalmaya başlamış; globalleşme, yüksek rekabet ortamı, hızlı veri akışı ve veri işleme, süreçler arası etkileşimlerin analizinin güçleşmesi vb. durumlar yeni bir bilişim teknolojisi ihtiyacı doğurmuştur. Yeni teknolojilerin ihtiyaçlarını karşılamak adına MRP sistemleri devamlı geliştirilmiş, sonunda Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) kavramı ortaya çıkmıştır.
Kurumsal Kaynak Planlama, bir işletmenin tüm bileşenlerini planlayıp, kontrol edebildiği sistematik ve entegre bir süreçtir. Bir başka deyişle, işletmelerin fonksiyonlarını belirlemesi, bu fonksiyonların birbirleriyle olan ilişkilerini ve birbirleriyle olan etkileşimlerini analiz etmesi, bu analizler doğrultusunda süreçlerini birbirine entegre ederek sistematik bir yönetim süreci elde etmesi olarak tanımlanabilir. ERP sistemleri, işlerin devamlılığını sağlayarak işletmelere karlılık, bütünsellik ve esneklik sağlayacaktır.
ERP sisteminin işletme bünyesine uygulanabilmesi için ihtiyaçlar doğru belirlenmelidir. Bu ihtiyaçlar, misyon ve vizyon, mevcut fiziki ve finansal kaynaklar doğrultusunda değişkenlik
göstermektedir. Dolayısıyla ihtiyaçları karşılamak adına yapılacak olan yatırımlar, alınacak olan kararlar ve stratejiler de birbirinden farklı olacaktır. Ancak üretim yapan bir işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen fonksiyonlar temel olarak,
- İnsan Kaynakları,
- Finans Yönetimi,
- Tedarik Zinciri Yönetimi,
- Üretim Planlama ve Kontrol,
- Satın Alma,
- Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM),
- Envanter Yönetimi
- Proje Yönetimi
şeklinde listelenebilir. Listelenen bu fonksiyonlar doğru planlama, etkin kontrol ve sistematik yönetim gerektiren süreçlerden oluşur. Tüm bu süreçlerin tek bir platform üzerinden gerçek zamanlı olarak takip edilmesi için ERP yazılımları geliştirilmiştir. ERP yazılımları, işletmelerin, teknik özellikleri, organizasyonel yapıları, ihtiyaçları doğrultusunda çözümler sunan programlardır. Standart olarak sunulan paket programlar olduğu gibi işletmeye özel geliştirilen çözümler de mevcuttur. Bir arayüz üzerinden her bir sürecin takip edilebildiği, departmanların yani kullanıcıların birbiriyle anlık olarak iletişime geçebildiği, işletmenin verilerinin analiz edilip raporlanabildiği ekranlardan oluşan kompleks
ve maliyetli yapılardır.
ERP yazılımlarının birden çok maliyet kalemi mevcuttur. Bunlara örnek olarak, kullanıcıların, bu yazılımları etkin kullanabilmek için alması gereken eğitimlerin maliyetleri, her bir yeni kullanıcı için tekrarlanacak olan eğitimin ölçeklendirme maliyeti, sürekli gelişen teknoloji ile değişen ihtiyaçlar, yazılımın yeni versiyonlarının entegresi ve farklı modüllerin kullanımı için güncelleme maliyetleri gibi daha pek çok maliyet kalemi sıralanabilir.
Dolayısıyla en uygun ERP yazılımının seçimi, seçilen yazılımın işletme bünyesine entegre edilmesi, çalışanların eğitilmesi ve yazılımı benimsemesi, zaman alan, ciddi bir yatırımdır ve işletmelerin ERP’ye geçiş süreci kendi başına büyük bir projedir. Doğru kararlar verip, doğru yatırımlar yapabilmek için her şeyden önce ihtiyaçların ve fonksiyonların iyi belirlenmesi gerekmektedir. Aksi halde ERP yazılımları, işletmeye karlılıktan çok maliyet getirecektir.